By 我是張會 手開發票注意事項，輕鬆掌握開票技巧！除了正確填寫買方公司名稱或自然人姓名、詳細地址和聯絡方式外，還需留意發票當天的日期，並按照時間順序開立。商品名稱、數量、單價和金額需依實際交易內容填寫，總計金額需包含稅金並使用新臺幣中文大寫。 掌握這些注意事項，確保發票資訊完整，避免開錯發票或遺失難以追蹤，讓您的商業往來更順暢。
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手開發票怎麼寫？圖例告訴你開發票怎麼填！
手開發票看似簡單，但若填寫不慎，可能會造成許多麻煩。例如，錯寫買受人姓名或地址，導致發票遺失難以追蹤；開立發票日期錯誤，影響發票效力；填寫商品名稱或金額錯誤，造成財務記錄不準確等等。因此，了解手開發票的填寫技巧至關重要，才能確保發票的正確性，避免日後產生不必要的困擾。
手開發票的填寫步驟看似簡單，但每個欄位都有其重要性，需要仔細填寫。以下我們將以圖例的方式，詳細說明手開發票的填寫技巧，並提供一些實用的建議，幫助您輕鬆掌握開發票技巧：
- 買受人： 填寫買方公司名稱或自然人姓名，並提供詳細地址，確保能順利聯繫到對方。例如，若買方是公司，則填寫公司全名；若買方是個人，則填寫個人姓名。地址方面，建議填寫詳細地址，例如門牌號碼、街道名稱、縣市等，並提供聯絡電話或電子郵件地址，以便日後追蹤或聯繫。
- 地址： 填寫買受人的詳細地址，建議留聯絡方式，避免開錯發票找不到人。地址的填寫方式與買受人欄位相同，需要提供完整的地址資訊，並建議留下聯絡電話或電子郵件地址，以方便日後聯繫或追蹤。
- 日期： 填寫發票當天的日期，並按照時間順序開立。日期的填寫需要準確，避免錯誤。建議使用阿拉伯數字填寫，例如 2023 年 10 月 26 日，並按照時間順序開立發票，避免混淆。
- 品名、數量、單價、金額： 根據實際交易內容填寫，注意單位一致。品名應清楚描述商品或服務的內容，例如「商品名稱」、「服務項目」等。數量則需填寫實際交易的數量，並注意單位一致，例如「件」、「公斤」、「小時」等。單價是指每單位商品或服務的價格，金額則為數量乘以單價的總金額。
- 總計： 填寫含稅總額，並使用新臺幣中文大寫。總計欄位需填寫含稅總金額，並使用新臺幣中文大寫，例如「新臺幣壹仟元整」。
掌握手開發票的填寫技巧，可以有效避免常見錯誤，確保發票的正確性，為商業往來提供更專業的服務。下一段，我們將進一步探討手開發票的常見錯誤與解決方法，幫助您更深入了解手開發票的相關知識。
手開發票的購買方式
手開發票的購買方式主要有兩種：自行購買和委由事務所統購。自行購買發票需要先至國稅局辦理發票申領手續，取得發票號碼後，便可至文具店購買發票。購買發票時，需注意發票的種類，例如：一般發票、電子發票等，並選擇適合自身需求的發票。手開發票需要使用複寫紙，因為發票每一聯內容必須相同（存根聯、副聯、扣抵聯及收執聯），才能確保發票的完整性。複寫紙的品質會影響發票的清晰度和耐久性，因此建議選擇品質較好的複寫紙。
不想自己購買發票，亦可委由專業會計師事務所統一購買發票，俗稱統購。統購發票的優勢在於可以節省時間和精力，並享有專業的發票管理服務。委任事務所統一購買發票，須填寫統購申請書交付國稅局，由公司行號授權事務所替公司行號購買發票。事務所會根據公司行號的營業項目和規模，選擇合適的發票種類和數量，並定期提供發票給公司行號。此外，統購發票還有機會提早拿到次期發票，方便公司行號進行財務管理。
選擇手開發票或統購發票，需要根據自身情況進行評估。如果公司行號規模較小，發票需求量不多，且有時間和精力自行購買發票，則可以選擇手開發票。但如果公司行號規模較大，發票需求量較多，或希望享有專業的發票管理服務，則可以選擇委由事務所統購發票。
以下列出兩種購買方式的優缺點：
自行購買發票
- 優點：
- 可自行選擇發票種類和數量。
- 可自行管理發票，掌握發票使用狀況。
- 成本較低。
- 缺點：
- 需要自行辦理發票申領手續。
- 需要自行購買複寫紙。
- 需要自行管理發票，容易發生錯誤。
委由事務所統購發票
- 優點：
- 節省時間和精力。
- 享有專業的發票管理服務。
- 可提早拿到次期發票。
- 缺點：
- 成本較高。
- 需要委託事務所進行發票管理。
手開發票注意事項. Photos provided by unsplash
日期欄位：確保日期順序正確，避免稅務問題
日期欄位看似簡單，卻是發票開立中容易忽略的細節，若填寫錯誤，可能導致稅務問題。正確的日期填寫方式，不僅能確保發票開立的順序，更能避免因日期錯誤而產生不必要的麻煩。以下將詳細說明日期欄位的填寫注意事項：
- 日期順序：發票日期必須依序排列，不可出現早於前一張發票的日期。例如，若前一張發票的日期為 9 月 23 日，則下一張發票的日期必須為 9 月 23 日或之後。若出現日期倒退的情況，將會影響發票的效力，也可能造成稅務申報上的問題。
- 發票本期限：發票本通常有使用期限，例如 9 月至 10 月的發票本，就只能開立 9 月和 10 月的發票。若超過期限，則不可再使用該發票本開立發票，否則將會被視為違規行為。因此，在開立發票前，請務必確認發票本的使用期限。
- 補開發票：若客戶要求補開較早日期的發票，例如已開立 9 月 23 日的發票，客戶卻要求補開 9 月 21 日的發票，則需特別注意。補開發票時，應在發票上註明「補開」字樣，並於發票聯上加蓋「補」字戳章，以示區別。此外，補開發票的日期應與原發票日期一致，不可隨意更改。
總而言之，日期欄位的填寫看似簡單，卻是發票開立的重要細節。正確的日期填寫方式，不僅能確保發票開立的順序，更能避免因日期錯誤而產生稅務問題。建議您在開立發票前，仔細確認日期欄位的填寫方式，並注意相關注意事項，以確保發票的效力，並避免不必要的麻煩。
| 項目 | 說明 |
|---|---|
| 日期順序 | 發票日期必須依序排列，不可出現早於前一張發票的日期。例如，若前一張發票的日期為 9 月 23 日，則下一張發票的日期必須為 9 月 23 日或之後。 |
| 發票本期限 | 發票本通常有使用期限，例如 9 月至 10 月的發票本，就只能開立 9 月和 10 月的發票。若超過期限，則不可再使用該發票本開立發票。 |
| 補開發票 | 若客戶要求補開較早日期的發票，則需特別注意。應在發票上註明「補開」字樣，並於發票聯上加蓋「補」字戳章。 |
發票開立錯誤怎麼辦?
發票開立錯誤是常見的問題，但別擔心，只要掌握正確的作廢流程，就能避免不必要的罰款或漏報銷售額。當您發現發票開立錯誤時，請務必在「第一聯存根聯」、「第二聯扣抵聯」跟「第三聯收執聯」三張發票上，以紅色墨水打「X」作廢，或書寫「作廢」兩字，或加蓋作廢章。完成後，請將作廢發票對摺，並用釘書機釘起來，以確保作廢發票不會被再次使用。
此外，發票開立時應從第一張開始，依序開立，避免跳開或保留部分空白發票。因為這樣容易漏報到空白發票後面的營業額，造成稅務上的困擾。如果您需要保留部分空白發票，建議先用釘書機將保留的空白發票訂起來，或多買一本空白發票，以避免漏報銷售額而遭罰。
值得注意的是，當您銷售貨物或勞務，而對方（買受人）使用信用卡消費時，應於備註欄註名卡號末四碼。雖然這不是必要的動作，但可以方便您日後查閱交易紀錄。
最後，請務必確認發票開立日期。日期應寫開立發票當天的日期，並按照時間順序開立。例如，前一張發票已經是民國 106 年 7 月 20 日，則下一張發票的日期必須是 106 年 7 月 20 號或之後的日期，不能倒回去開立。
掌握這些發票開立注意事項，就能輕鬆避免常見錯誤，確保您的發票開立符合法規，並避免不必要的罰款或漏報銷售額。
電子發票作廢流程
電子發票的作廢流程與手開發票有所不同，需要特別注意。首先，電子發票的作廢必須透過加值中心平台進行，並非直接在發票上塗改或蓋章作廢。其次，電子發票的作廢時間也有限制，建議當月發票於當月月底前作廢，非當月發票則以折讓方式處理。這是因為電子發票的開立與作廢資訊都會上傳至財政部的大平台，而每個單數月會進行營業稅申報，如果在申報期間作廢申報當期的發票，而會計師事務所又不知情的話，可能會因為下載的時間差造成申報異常。例如，您在 1 月 10 日開立了一張電子發票，並在 2 月 10 日作廢，但會計師事務所可能在 2 月 15 日才下載 1 月份的發票資料，這就會導致申報異常。更嚴重的是，如果因為申報異常而導致漏稅，將會受到罰則。因此，建議非當月發票就以「折讓」的方式處理，既安全又方便。
以下列舉幾個電子發票作廢的常見問題：
- Q1：電子發票作廢後，是否需要重新開立發票？
- A1：是的，電子發票作廢後，需要重新開立新的發票。作廢的發票會被記錄在系統中，不會影響後續的發票開立。
- Q2：電子發票作廢後，客戶是否需要重新付款？
- A2：這取決於您的業務模式。如果您是採用先付款後出貨的模式，那麼客戶需要重新付款；如果您是採用先出貨後付款的模式，那麼客戶不需要重新付款。
- Q3：電子發票作廢後，如何通知客戶？
- A3：您可以透過電子郵件、簡訊或電話等方式通知客戶。建議在通知中說明作廢的原因，並提供新的發票資訊。
電子發票作廢流程看似繁瑣，但只要掌握正確的操作方法，就能輕鬆完成。建議您在使用電子發票之前，先仔細閱讀加值中心平台的操作說明，並諮詢專業會計師的意見，以確保您的電子發票操作合法合規。
手開發票注意事項結論
手開發票看似簡單，但若填寫不慎，可能會造成許多麻煩。例如，錯寫買受人姓名或地址，導致發票遺失難以追蹤；開立發票日期錯誤，影響發票效力；填寫商品名稱或金額錯誤，造成財務記錄不準確等等。因此，了解手開發票的填寫技巧至關重要，才能確保發票的正確性，避免日後產生不必要的困擾。
本文詳細介紹了手開發票的填寫技巧，以及常見錯誤和解決方法。掌握這些手開發票注意事項，可以有效避免常見錯誤，確保發票的正確性，為商業往來提供更專業的服務。建議您在開立發票前，仔細確認每個欄位的填寫方式，並注意相關注意事項，以確保發票的效力，並避免不必要的麻煩。
除了手開發票之外，現在也有許多電子發票的開立方式，例如：電子發票平台、手機APP等。選擇適合自身需求的發票開立方式，可以有效提升工作效率，並避免錯誤發生。希望本文的資訊能幫助您輕鬆掌握手開發票技巧，並為您的商業往來提供更專業的服務！
手開發票注意事項 常見問題快速FAQ
Q1：手開發票開立錯誤，有什麼補救措施？
手開發票開立錯誤並非不可挽回，您可以採取以下措施：
- 作廢： 如果發票尚未交付給客戶，您可以在第一聯存根聯、第二聯扣抵聯跟第三聯收執聯三張發票上，以紅色墨水打「X」作廢，或書寫「作廢」兩字，或加蓋作廢章。完成後，請將作廢發票對摺，並用釘書機釘起來。
- 補開發票： 若發票已交付給客戶，則應與客戶溝通，確認是否需要補開新發票。補開發票時，請務必在發票上註明「補開」字樣，並於發票聯上加蓋「補」字戳章。
Q2：手開發票要怎麼保存？
手開發票需要妥善保存，以備日後查帳或申報使用。建議您將手開發票保存至專用資料夾或檔案櫃，並按照日期或客戶名稱分類整理。此外，您也可以將發票掃描或拍照留存，以備不時之需。
Q3：手開發票可以重複使用嗎？
手開發票不可重複使用。每張發票都具有唯一編號，重複使用將會造成稅務申報上的問題。若您需要開立新發票，請使用新的發票本，並確認發票的日期和編號正確無誤。