By 我是張會 
掌握「公司會計流程」能讓您清楚掌握公司財務狀況，並建立穩健的財務體系。首先，收集所有費用收據和交易憑證，例如銷貨單、進貨單、銀行對帳單等，確保每筆金錢的使用理由與流向都清晰可循。接著，將這些資料分類整理，區分收入、支出、應收款項和應付款項，有助於追蹤和管理公司的財務狀況。最後，定期檢查帳上金額與實際餘額是否一致，及早發現錯誤並進行調整。透過這些步驟，您可以輕鬆建立清晰的財務藍圖，為您的事業發展奠定穩固的基礎。
公司記帳步驟1：收集資料
踏入創業的旅程，你渴望打造一個穩健的財務體系，讓你的事業能夠健康成長。然而，面對公司會計流程，你可能感到困惑，不知道如何開始記帳，更擔心錯過重要的財務資訊。別擔心，這篇文章將帶領你一步步了解公司會計流程的關鍵步驟，讓你掌握基本原則，輕鬆建立清晰的財務藍圖。
首先，你需要建立良好的資料收集習慣，這是整個會計流程的基石。就像建築需要穩固的地基才能屹立不搖，你的財務管理也需要完整、準確的資料才能有效運作。想像一下，如果你的公司資金流向不明，就像在迷霧中航行，很容易迷失方向，甚至遭遇財務危機。因此，確保每筆費用都有收據或統一發票，並保留所有交易的相關憑證，例如：銷貨單、進貨單、銀行對帳單、薪資單、其他相關文件等，這些都是你建立財務藍圖的關鍵材料。
資料收集的重點在於完整性與清晰性。完整性是指要收集所有交易的資料，避免遺漏任何關鍵資訊；清晰性是指資料要易於理解，清楚說明金錢的使用理由與流向，以便在需要時進行核對和查驗。例如，一張發票不僅僅是一張紙，它代表著一筆交易的紀錄，包含了交易日期、商品或服務的描述、金額等重要資訊。這些資訊就像財務管理的指紋，可以幫助你追蹤資金的流向，了解公司的財務狀況。
建立良好的資料收集習慣，不僅能幫助你掌握公司的財務狀況，更能避免日後發生爭議。例如，當你與客戶或供應商發生帳務糾紛時，完整的資料可以作為你維護自身權益的依據。因此，從一開始就養成良好的資料收集習慣，為你的事業打下穩固的財務基礎，讓你的創業之路更加順暢。
數位化內帳管理：從 Excel 轉型至系統的優勢
公司內帳如何管理? 以公司經營的經驗，把公司內帳透過數位化系統管理絕對比 Excel 來得有效率多了。 當員工對於政策不熟悉時，一旦金額填寫錯誤、超過公司政策金額上限，系統就可以做到檢查、示警的功能，讓以往需要人工一個一個大量核對的細節，交給數位工具來防呆。 以 COMMEET 系統為例，公司可依照內部的管理手冊，自定觸發條件，當申請或報銷的金額超出公司政策時，系統即會自動通知、加簽特定人員或部門，如此一來能避免操作上的疏失，也能有效加速作業流程。
數位化系統的優勢不僅止於此，它還能提供以下益處：
- 提升效率： 自動化流程減少人工操作錯誤，例如自動計算、自動提醒，讓員工可以專注於更重要的工作。
- 強化控管： 設定預警機制，避免違規操作，例如設定預算上限，系統會自動提醒超過預算的支出。
- 提升透明度： 隨時掌握財務數據，方便分析，例如隨時查看公司當月的支出狀況，了解資金流向。
- 簡化報表製作： 快速生成財務報表，方便決策，例如系統可以自動生成財務報表，讓老闆更快速掌握公司財務狀況。
由於內帳的重點是讓公司快速掌握花費和收入，並且能夠快速產生報表來了解自己公司的財務狀況。 因此，員工有沒有即時報帳也是一個關鍵，如果員工都積到月底才報帳，公司就無法即時檢視公司的現金流。
公司會計流程. Photos provided by unsplash
內外帳的記帳內容
公司會計帳要記些什麼？ 公司的記帳是一個關鍵性的財務管理過程，對於業務的成功運營至關重要。 在公司營運中，每一筆與金錢有關的交易都需要詳細記錄下來，就像流水帳一樣，無論是買賣、雜項支出、人事保險，只要已經收到或支付，都應納入帳務之中。
內外帳的記帳內容，雖然都圍繞著公司財務活動，但側重點有所不同。內帳，也稱為流水帳，主要記錄公司內部運營的實際情況，例如：
- 收入： 包括銷售商品或服務的收入、利息收入、租金收入等。
- 支出： 包括商品成本、員工薪資、租金、水電費、廣告費、辦公用品等。
- 存貨： 包括原材料、在製品、製成品等。
- 資產： 包括現金、銀行存款、應收帳款、固定資產等。
- 負債： 包括應付帳款、借款等。
- 資本： 包括股本、盈餘公積等。
外帳則主要記錄符合稅法規定的財務資訊，以滿足稅務申報的要求，例如：
- 銷售收入： 按照稅法規定，將實際銷售收入進行分類，例如應稅銷售、免稅銷售等。
- 成本費用： 按照稅法規定，將實際成本費用進行分類，例如可抵扣成本費用、不可抵扣成本費用等。
- 資產負債表： 按照稅法規定，將公司資產、負債和權益進行分類，例如流動資產、非流動資產、流動負債、非流動負債等。
- 利潤表： 按照稅法規定，計算公司稅前利潤和稅後利潤。
內外帳的記帳內容雖然有所不同，但相互聯繫，共同構成完整的公司財務記錄。內帳記錄的實際情況，為外帳提供數據支持，而外帳根據稅法規定，對內帳數據進行調整，最終形成符合稅務申報要求的財務報表。
| 項目 | 內帳（流水帳） | 外帳（稅務申報） |
|---|---|---|
| 收入 | 記錄實際銷售商品或服務的收入、利息收入、租金收入等 | 按照稅法規定，將實際銷售收入進行分類，例如應稅銷售、免稅銷售等 |
| 支出 | 記錄商品成本、員工薪資、租金、水電費、廣告費、辦公用品等 | 按照稅法規定，將實際成本費用進行分類，例如可抵扣成本費用、不可抵扣成本費用等 |
| 存貨 | 記錄原材料、在製品、製成品等 | |
| 資產 | 記錄現金、銀行存款、應收帳款、固定資產等 | 按照稅法規定，將公司資產進行分類，例如流動資產、非流動資產等 |
| 負債 | 記錄應付帳款、借款等 | 按照稅法規定，將公司負債進行分類，例如流動負債、非流動負債等 |
| 資本 | 記錄股本、盈餘公積等 | 按照稅法規定，將公司權益進行分類 |
| 其他 | 利潤表：按照稅法規定，計算公司稅前利潤和稅後利潤 |
憑證審核：確保準確性與完整性
在會計流程中，憑證審核是至關重要的環節，它確保每一筆交易的記錄都準確無誤，並且符合相關的會計準則。憑證審核的流程通常由不同部門的會計人員共同完成，以確保審核的全面性與客觀性。例如，出納製作的憑證由成本會計審核，成本製作的憑證由總帳會計審核，而總帳會計製作的憑證則由財務部經理審核。這種分工合作的審核模式，有效地避免了單一人員的疏忽，提升了憑證審核的準確性和完整性。
憑證審核的重點包括：
- 憑證內容是否完整： 憑證上必須包含交易的日期、內容、金額、相關人員等必要資訊，以確保交易記錄的完整性。
- 金額是否正確： 審核人員需仔細核對憑證上的金額，確認其與原始單據是否一致，避免計算錯誤或金額誤差。
- 是否符合相關會計準則： 憑證的內容必須符合相關的會計準則，例如，收入與費用的確認、資產與負債的分類等，以確保財務報表的準確性。
除了上述重點之外，審核人員還需注意憑證的真實性，例如，確認原始單據的真偽、核對簽章的合法性等，以防止偽造或虛假交易的發生。憑證審核的過程看似繁瑣，但它卻是確保公司財務數據準確性的重要防線，不容忽視。
過帳階段：將記錄分錄轉入總分類帳
在記錄分錄階段完成後，接下來的步驟就是將所有記錄分錄的資訊轉入總分類帳，這個過程稱為過帳。總分類帳是企業所有帳戶的彙總，每個帳戶都代表著一種類型的資產、負債、權益、收入或費用。過帳的目的是將所有相關的交易資訊彙整到對應的帳戶中，以便於後續的分析和報表編製。
過帳的過程通常使用會計軟體來完成，軟體會自動將記錄分錄的資訊轉入總分類帳的正確帳戶。但是，即使使用軟體，也需要確認過帳的準確性，以確保所有交易都記錄在正確的帳戶中。
過帳的步驟如下：
- 確認記錄分錄的正確性：在過帳之前，應再次確認記錄分錄的資訊是否正確，包括交易日期、金額、借貸方向和帳戶名稱。
- 將記錄分錄轉入總分類帳：根據記錄分錄的資訊，將借方金額記入相應的借方帳戶，將貸方金額記入相應的貸方帳戶。
- 更新帳戶餘額：每筆交易過帳後，都需要更新相應帳戶的餘額。借方帳戶的餘額會增加，貸方帳戶的餘額會減少。
- 核對帳戶餘額：過帳完成後，需要核對所有帳戶的餘額，確保借方總額等於貸方總額。這個步驟可以幫助發現過帳過程中的錯誤。
過帳是財務會計作業流程中非常重要的步驟，它直接影響著財務報表的準確性。因此，需要特別注意過帳的準確性，並定期核對帳戶餘額，以確保財務資訊的可靠性。
公司會計流程結論
掌握「公司會計流程」能讓您清楚掌握公司財務狀況，並建立穩健的財務體系。透過收集資料、分類記錄和定期檢查，您可以建立清晰的財務藍圖，為您的事業發展奠定穩固的基礎。
從資料收集到憑證審核，從內外帳的記帳內容到過帳階段，每個步驟都至關重要。這些步驟看似繁瑣，但它們是確保公司財務數據準確性和完整性的重要防線。
有效的公司會計流程不僅能幫助您了解公司當前財務狀況，更能為未來的發展提供重要的參考依據。您可以根據公司的財務數據進行財務預算、制定營運策略、降低財務風險，並最終實現事業的持續成長。
希望這篇文章能幫助您了解公司會計流程的基本步驟和重要性，讓您在創業的過程中，擁有清晰的財務視野，並以穩健的步伐邁向成功。
公司會計流程 常見問題快速FAQ
Q1. 公司會計流程到底要記哪些東西？
公司會計流程主要記錄與金錢相關的交易，包括收入、支出、資產、負債、資本等。舉例來說，公司銷售商品或服務所獲得的收入要記錄下來，而支付的薪資、租金、水電費等支出也要記錄下來。另外，公司擁有的現金、銀行存款、應收款項等資產也需要記錄，而欠供應商的貨款、借款等負債也需要記錄。這些記錄可以幫助你了解公司的財務狀況，掌握資金流動，進行財務預算，並避免財務風險。
Q2. 自己記帳和委外代記帳哪個好？
自己記帳和委外代記帳各有優缺點。自行記帳適合規模較小的公司，擁有充足時間和財務知識，可以節省代記帳費用，但需要投入時間學習和操作。委外代記帳則適合規模較大的公司或缺乏專業知識的公司，可以節省時間和精力，但需要支付代記帳費用。你可以根據公司的規模、財務知識、時間成本等因素，選擇最適合的記帳方式。
Q3. 公司會計流程有什麼重要性？
公司會計流程就像公司的財務體系，可以幫助你：了解公司的財務狀況，掌握資金流動，進行財務預算，避免財務風險，並幫助你做出更好的決策。透過掌握公司會計流程，你可以清楚了解公司營運的狀況，並做出更明智的投資和發展決策，讓你的事業在穩健的財務基礎上蓬勃發展。
